Beschlussvorschlag:

Der Verwaltungsausschuss hat Kenntnis von den eingeholten Angeboten der AKDB und der Fa. komuna für die Anschaffung einer autonomen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensoftware.

Aufgrund der benötigten Basisdaten und Grundlagen kann das Angebot der Fa. komuna nicht angenommen werden.

Dem Stadtrat wird empfohlen, dem vorliegenden Vertragsangebot für das Programm der AKDB (OK.FIS kameral) zu einem derzeitigen Gesamtpreis von 60.606,20 Euro einmalig sowie jährlichen Pflege- und Wartungskosten von 17.876,40 Euro zuzustimmen. Über evtl. weitere notwendige Kosten des Umstiegs (z. B. für Schulungen, evtl. weitere notwendige Module etc.) kann im Rahmen der Geschäftsordnung entschieden werden.

Die benötigten Mittel stehen im Haushalt 2012 unter HHSt 1.0300.9350 und 0.0300.5620 und 0.0300.6322 zur Verfügung.

Der Stadtrat erhebt die vorherige einstimmige Empfehlung des Verwaltungsausschusses zum Beschluss.

Bereits seit dem Jahr 2009 war für die Stadtverwaltung die Anschaffung einer neuen Haushalts-, Kassen- und Rechnungssoftware (HKR) angedacht, jedoch konnte bis zum heutigen Zeitpunkt noch kein Umstieg erfolgen. Notwendig wird das neue Programm vor allem deshalb, weil das seit Jahrzehnten laufende alte Programm der AKDB inzwischen nur noch sporadisch gepflegt wird und dafür die Unterstützung und Wartung demnächst insgesamt eingestellt werden wird.

Im Laufe des Jahres 2011 wurde das vorhandene, dezentrale HKR-System der AKDB verglichen mit zwei autonomen Systemen zum einen der AKDB zum anderen der Fa. komuna.

Beide Firmen stellten der Finanzverwaltung ihre Programme detailliert vor und es wurden auch Angebotsunterlagen überlassen, die nachfolgend noch dargestellt werden.

Grundlage für die einzuholenden Angebote war insbesonders:

1. Es soll ein autonomes, d. h. im Hause vorhandenes System angeschafft werden, so dass  in allen Bereichen flexibel und schnell und eigenverantwortlich gearbeitet werden kann und keine vorgegebenen Termine und Wartezeiten einer zentralen Verarbeitung mehr beachtet werden müssen.
2. Die neuen Programme müssen mit allen im Haus bereits vorhandenen Programmen

            kompatibel sein und über Schnittstellen angebunden werden können (z. B. Beleg-

            archivierung, digitale Aktenführung, Einwohnermeldewesen, Kindertagesstätten, Ein-

            richtungen der Stadt Lauf a.d.Peg. wie VHS, Musikschule u.ä.)

Die Angebote der AKDB und der Fa. komuna wurden unter diesen Gesichtspunkten miteinander verglichen und im Rahmen von zwei Inhouse-Vorführungen der neuen Programme der Finanzabteilung ausführlich erklärt.

Bereits dabei stellte sich heraus, dass  die derzeitigen Daten des Hauses, die in den letzten Jahrzehnten von der AKDB erstellt und verwaltet wurden, zumindest teilweise nicht konvertierbar, d. h .nicht  in ein anderes System übertragbar sind.

Dies betrifft in erster Linie die Steuerdaten der Finanzverwaltung, die damit bis zum Umstellungstag in zwei nebeneinander vorzuhaltenden EDV-Archiven geführt werden müssten. Die Fa. komuna hat explizit erklärt, in diesem Spezialbereich keine Datenübernahme anbieten zu können, da die Dateien der AKDB dies nicht zulassen.

Trotzdem sollen kurz die Kostengegenüberstellungen der beiden angefragten Firmen dargestellt werden:

Allein aus wirtschaftlichen Erwägungen heraus erscheint der Umstieg notwendig und sinnvoll, da die bisherige Handhabung (zentrales System) die teuerste Lösung ist und wohl auch bleiben würde (Finanzwesen zentral Dialog); hier kommen nämlich zu den o. g. Beträgen noch jährliche Kosten von rd. 185.000 € (z. B. 2010 u. 2011) für das gesamte Haus  je nach gelisteten Fällen an (Ausdrucke, Listen, Verarbeitungen, Anforderungen, Buchungen), wovon allein der Bereich der allgemeinen und besonderen Finanzverwaltung jeweils rd. 90.000 € ausmachen.

Bei einer autonomen Lösung bleiben jährliche Kosten bei der Stadt Lauf a.d.Peg., die sich auf Dauer bei rd. 20.000 € einpendeln dürften.

Die angebotenen autonomen Lösungen der AKDB und der Fa. komuna  liegen grundsätzlich nahe beieinander und wären auch aus fachlicher Sicht beide gleich gut für einen Einsatz geeignet.

Nach Aussage der IT-Abteilung im Hause ist eine autonome Lösung möglich, die Systemvoraussetzungen sind bereits vorhanden bzw. werden derzeit installiert.

Aufgrund der bereits genannten Problematik nicht konvertierbarer Daten im Bereich der digitalen Aktenführung ist sich die Verwaltung einig, für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen künftig das autonome System der AKDB einzusetzen.

Damit ist der Umstieg vom bisher dezentralen HKR-System (Sachko) im Rahmen der rechtlichen Vorgaben möglich.

Der Umstieg kann während des Jahres 2012 (voraussichtlich Mitte d. J.) erfolgen. Dabei werden im Bereich der Finanzverwaltung vollständig neue Softwareprogramme installiert und die vorhandenen Daten dorthin übernommen, während die bereits im Haus vorhandenen kompatiblen anderen Programme, z. B. des Einwohnermeldeamtes, über Schnittstellen angedockt werden.

Um den Umstieg reibungslos und termingerecht durchzuführen zu können, ist vorher der notwendige Vertrag abzuschließen..