Beschluss:

Der Stadtrat der Stadt Lauf a.d.Pegnitz beschließt, ab dem 01.06.2024 bis 31.05.2026 eine Rahmenvereinbarung mit der Fa. Saueracker GmbH & Co. KG über die Belieferung mit Büromaterial abzuschließen.

Des Weiteren wird einer Verlängerungsoption um je ein weiteres Jahr bis maximal 31.05.2028 zugestimmt.

Die Verwaltung wird mit dem Abschluss der Rahmenvereinbarung beauftragt.

Die Stadt Lauf a.d.Pegnitz beschafft bisher das gesamte Büromaterial über verschiedenste Anbieter. Aufgrund des hochgerechneten Auftragsvolumens auf eine Laufzeit von vier Jahren beabsichtigt die Stadtverwaltung ein genau bestimmtes Sortiment zukünftig zentral über einen einzelnen Lieferanten zu beziehen.

Vertragsgegenstand ist die Belieferung der Stadtverwaltung Lauf a.d.Pegnitz und drei Schulstandorten mit Büromaterial auf Abruf.

Die Rahmenvereinbarung wird abgeschlossen für eine Laufzeit vom 01.06.2024 bis 31.05.2026 (Festlaufzeit) mit optionaler Verlängerung um je ein weiteres Jahr bis maximal 31.05.2028.

Es wurden die Artikel ausgeschrieben, für die bei den Zentralen Diensten noch ein Büromateriallager vorgehalten wird (sog. Kernsortiment), sowie eine Rabattvereinbarung für Artikel, die nicht im Kernsortiment vorhanden sind, aber benötigt werden (sog. Randsortiment). Darüber hinaus wurde die Einrichtung einer Onlineshop-Anbindung beim Vertragspartner für die abrufberechtigten Stellen mit passwortgeschütztem Zugang gefordert, so dass der Verwaltungsaufwand im Vergleich zum bisherigen Bestellwesen vereinfacht wird, da das Büromaterial künftig von einem Lieferanten zu festen Konditionen während der Vertragslaufzeit über den Shop abgerufen werden kann.

Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots lagen Preis- und Qualitätskriterien zugrunde. Bei den Qualitätskriterien war der Fokus auf nachhaltige Beschaffung hinsichtlich der Artikel selbst und in Bezug auf Verpackung und Transport gerichtet. Das Verhältnis wurde mit 60 % Preis und 40% Qualität gewichtet.

Der Bedarf wurde öffentlich ausgeschrieben, so dass maximaler Wettbewerb für interessierte Bieter möglich war. Acht Firmen hatten sich die Angebotsunterlagen heruntergeladen, davon gaben drei Firmen ein Angebot ab, zwei davon konnten gewertet werden, eines musste ausgeschlossen werden.

Fa. Saueracker GmbH & Co. KG gab das wirtschaftlichste Angebot ab.

Es liegt preislich innerhalb der dem Vergabeverfahren vorgeschalteten Kostenschätzung und erfüllt die maximalen Anforderungen an die Qualitätsaspekte.

Die Summe von 115.000,00 € netto bzw. 136.850,00 € inkl. MwSt. bezieht sich auf die maximale Summe, die für Büromaterialen innerhalb der Vertragslaufzeit von maximal 4 Jahren ausgegeben werden darf.

Durch eine solche Rahmenvereinbarung können vorhandene Personalkapazitäten sinnvoller eingesetzt werden, da tagesaktuelle Anbietervergleiche entfallen. Des Weiteren ist eine Preisstabilität gegeben, was wiederum Planungssicherheit gewährleistet.

Die Verwaltung empfiehlt dem Stadtrat daher dem Abschluss dieser Rahmenvereinbarung zuzustimmen.

Gesetzliche Grundlagen

Finanzielle Auswirkungen: keine Mehrkosten