Beschluss:

Der Verwaltungs- Finanz- und Personalausschuss beschließt:

1. Ein Rahmenvertrag mit der Laufzeit von 24 Monaten und einem Volumen von 207.382,66 Euro zur Beschaffung zentraler IT-Komponenten wird aufgrund des Ausschreibungsverfahrens mit der Firma Bechtle IT Systemhaus GmbH geschlossen.

2.    Die Einzelbeschaffungen erfolgen nach entsprechendem Bedarf und Notwendigkeit und werden einzeln fakturiert.

3.    Die erforderlichen Mittel stehen im Haushalt 2023 zur Verfügung bzw. sind den kommenden Haushalten entsprechend zu veranschlagen.

Seit Beginn der COVID-19-Pandemie hat sich die Arbeitsumgebung für die Beschäftigten der Stadtverwaltung rasant und tiefgreifend verändert. So musste z.B. die Clienthardware innerhalb kurzer Zeit von stationärem auf mobiles Arbeiten umgebaut werden. Wegen der seit Jahren angespannten Liefersituation und vor allem auch aus Kostengründen wurde die nötige Hardware meistens nicht als Neu-, sondern als sogenannte Refurbished- und Gebrauchtware beschafft. Zeitweise war es sogar überhaupt nicht möglich, passende Notebooks und die nötigen Peripheriegeräte einzukaufen. Die Beschaffung in kleinen Mengen und bei einer Vielzahl von Anbietern erzeugte zudem einen hohen Aufwand und wirkte sich nachteilig auf Reparatur- und Garantiefälle aus.

Gleichzeitig haben sich die Ansprüche an die beschaffte Hardware in den vergangenen drei Jahren etwa durch die Erweiterung des Viren- und Netzwerkschutzes und die Einführung einer Vielzahl von Tools zur Zusammenarbeit deutlich erhöht. War es früher so, dass die Software der Hardwareentwicklung in Bezug auf die benötigte Rechenleistung nachlief, hat sich das Blatt gewendet. Aktuelle Software bringt die bestehenden Notebooks an ihre Leistungsgrenzen. Bei manchen Geräten ist ein flüssiges Arbeiten oftmals nicht mehr gewährleistet. Hinzu kommt, dass Mitte 2025 der Software-Support für Windows 10 eingestellt werden wird. In Vorbereitung auf die Migration zu Windows 11 ist es erforderlich, einen Großteil unserer Endgeräte auszutauschen. Die verbaute Hardware in den Bestandsgeräten entspricht nicht mehr den Standards für das neue Betriebssystem. Das betrifft vor allem die Prozessoren und die für die IT-Sicherheit sehr wichtigen Verschlüsselungs-Chips.

Der Erneuerungsprozess bei der IT-Hardware ist auch mit einem großen Zeitaufwand in der IT-Abteilung verbunden. Der Hardwareaustausch ist nur ein Teil der ständigen Veränderungsprozesse, die dort zu bewältigen sind. Bereits seit geraumer Zeit werden deshalb alle Geräte, die defekt oder zu leistungsschwach geworden sind, durch neue PCs und Notebooks ersetzt. Die Beschaffung in kleineren Mengen ist dabei aber sehr aufwändig und unwirtschaftlich. Auch ist die dadurch zwangsläufig entstehende Unterschiedlichkeit der Geräte und Lieferanten im Support und bei Reklamationen ein großes Problem. Deshalb soll ein Rahmenvertrag zur Beschaffung von Hardware sicherstellen, dass jederzeit schnell verfügbare und ins System passende Hardware eingekauft werden kann, ohne jedes Mal wieder den Angebots- und Vergabeprozess durchlaufen zu müssen.

Konkret sind nach aktuellem Stand in den Standorten der Stadtverwaltung 162 PCs mit der erforderlichen Peripherie-Hardware (Docking-Stations, Bildschirme, usw.) zu erneuern.

Dazu wurde eine öffentliche Ausschreibung zur Beschaffung der entsprechenden Geräte als Rahmenvertrag mit der Laufzeit von 24 Monaten durchgeführt. In der Hardware-Liste befinden sich neben den erwähnten Notebooks auch Desktop-PCs für den Einsatz an stationären Arbeitsplätzen, wie etwa dem Rathausempfang, sowie Monitore und Docking-Stations. Die Anzahl der Geräte aller Art, die beschafft und erneuert werden müssen, kann nicht abschließend bestimmt werden. Daher sind im Rahmenvertrag voraussichtliche Zahlen angenommen worden. Diese basieren auf der Anzahl der inkompatiblen Geräte und einem erwarteten Wert an Ausfällen bestehender Hardware außerhalb der Garantie bzw. Neueinrichtung von Arbeitsplätzen. Grundsätzlich sind die Zahlen frei, so dass eine Abweichung der angegebenen Stückzahlen möglich und in gewissem Maß auch vorgesehen ist.

Insgesamt haben sich neun Anbieter die Ausschreibungsunterlagen für die Maßnahme über die Vergabeplattform „Deutsche E-Vergabe“ heruntergeladen. Bis zum Submissionstermin gingen drei Angebote fristgerecht ein und wurden geprüft. Die geprüften Angebotssummen bewegen sich zwischen 189.155,74 Euro und 209.995,44 Euro. Die technische Überprüfung aller Angebote ergab den Ausschluss eines Bieters. Auf den Prüfbericht in der Anlage wird verwiesen.

Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung ist die Bechtle IT Systemhaus GmbH der günstigste Bieter, der den geforderten System- und Leistungsumfang im Angebot abbildet. Gegen die Leistungsfähigkeit bestehen keine Bedenken. Wir schlagen daher vor, den genannten Bieter zum Angebotspreis von 207.382,66 Euro zum Abruf über 24 Monate (Rechnungsstellung erfolgt nach jeder Einzellieferung über die tatsächliche Anzahl) mit der Ausführung zu beauftragen. Haushaltsmittel sind unter der Haushaltsstelle 1.0601.9601 vorhanden bzw. für das Folgejahr einzuplanen.