Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat beschließt:

Ø  I. Grundsatzbeschluss

Es besteht Einverständnis damit, unabhängig von der Entwicklung der Corona-Pandemie, sogenannte hybride Sitzungen ab 01.03.2022 bis 31.07.2022 unter Genehmigung der folgenden Bedingungen zuzulassen.

Ø  II. Änderung der Geschäftsordnung:

Die Geschäftsordnung der Stadt Lauf wird wie folgt ergänzt:

§ 19a Hybride Sitzungen - Sitzungsteilnahme durch Ton-Bild-Übertragung

(1)    Die Stadt Lauf kann mit 2/3 Mehrheit beschließen, dass Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse in hybrider Form stattfinden. (Art. 47a GO)

(2)    Stadtratsmitglieder können mittels Ton-Bild-Übertragung an den Sitzungen der Ausschüsse teilnehmen. Voraussetzung für die virtuelle Teilnahme an den Sitzungen ist die Unterzeichnung der Belehrung über die Teilnahme an Hybridsitzungen. Stadtratssitzungen verbleiben ausschließlich in Präsenz.

(3)    Stadtratsmitglieder, die mittels Ton-Bild-Übertragung an der Sitzung teilnehmen wollen, müssen dies dem Bürgermeister nach Zugang der Ladung spätestens am Tag vor der Sitzung schriftlich oder elektronisch mitteilen. 

(4)    Wird das Gremium zum zweiten Mal zur Verhandlung über denselben Gegenstand zusammengerufen, findet die Sitzung ohne Ausnahme als Präsenzsitzung statt. 

(5)    Bei den zugeschalteten Stadtratsmitgliedern erfolgt die Abstimmung mündlich nach namentlichem Aufruf durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende. Eine Teilnahme an Wahlen ist nicht möglich. (Art. 47a, Abs. 1, Satz 6 GO)

(6)    Der Verantwortungsbereich der Stadt Lauf beschränkt sich auf die Bereitstellung der Plattform zur audiovisuellen Zuschaltung. Ist entweder mindestens ein Stadtratsmitglied zugeschaltet oder bestätigt ein Test, dass eine Zuschaltmöglichkeit besteht, wird vermutet, dass der Grund für eine Nichtzuschaltung eines Stadtratsmitglieds nicht im Verantwortungsbereich der Stadt Lauf liegt. (Art. 47a, Abs. 4, Satz 5 GO)

(7)    Eine Bildunterbrechung durch zugeschaltete Stadtratsmitglieder ist auch bei vorübergehendem Verlassen des Platzes untersagt. Zuschaltungen können nur in Form von kombinierten Ton-Bild-Übertragungen zugelassen werden, nicht aber als bloße Ton-Übertragungen, weil diese die gerade in den kommunalen Gremien bedeutsamen Diskussionen und Entscheidungsfindungen „von Angesicht zu Angesicht“ nicht ermöglichen.

(8)    Bei Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung zu einer nichtöffentlichen Sitzung haben die zugeschalteten Stadtratsmitglieder dafür Sorge zu tragen, dass die Übertragung in ihrem Verantwortungsbereich nur von ihnen wahrgenommen wird. Ein Verstoß wird wie  ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht behandelt und kann entsprechend  sanktioniert werden. (Art. 47a, Abs. 5, Satz 1 GO)

Ø  III. Technische Voraussetzungen

Es besteht Einverständnis damit, die für die Hybridsitzungen notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die für eine langfristige Lösung notwendigen Ausgaben in Höhe von 160.000 Euro werden im Haushalt 2022 eingeplant. Für eine kurzfristige Interimslösung werden 1.300 Euro pro Sitzung zur Verfügung gestellt; die voraussichtlich benötigten Mittel sind im Haushalt 2022 mit einzuplanen.

Gerade in Zeiten einer Pandemie ist es durchaus gesundheitsförderlich, wenn Menschen nicht in größerer Anzahl länger gemeinsam in einem Saal sitzen. Die Option der hybriden Sitzung soll bei Bedarf angewendet werden und neben dem Gesundheitsschutz während der Corona-Pandemie auch einen Beitrag zur Vereinbarkeit des kommunalen Ehrenamtes mit Familie und Beruf gewährleisten. Die audiovisuelle Sitzungsform führt darüber hinaus durch wegfallende Fahrten zu Zeit- und Kostenersparnissen und somit zu einem positiven umweltpolitischen Effekt.

Die Möglichkeit in hybrider Form zu tagen, wurde mit dem Gesetz vom 04.03.2021 zur Änderung der Gemeindeordnung, Bezirksordnung und weiterer Gesetze zur Bewältigung der Corona-Pandemie eingeführt. Hierzu gibt es Einführungshinweise des Innenministeriums vom 16.03.2021 und Durchführungshinweise vom 29.04.2021. Die Schreiben sind als Anlage beigefügt.

Hierzu erforderlich ist eine Änderung der Geschäftsordnung mit 2/3 Mehrheit des Stadtrats.

Gemäß Art. 47a, Abs. 1, Satz 4 GO kann der Stadtrat die Anzahl der in einer Sitzung zuschaltbaren Stadtratsmitglieder in der Geschäftsordnung zahlen- oder quotenmäßig begrenzen. Diese/s Zahl/Quorum sollte, vorausgesetzt der Grundsatzbeschluss findet eine Zweidrittel-Mehrheit, mit der dann erforderlichen Geschäftsordnungs-Änderung festgelegt werden. Im Extremfall genügt es, dass der Sitzungsleiter (i.d.R. der Bürgermeister) als einziger im Sitzungssaal anwesend ist. Die Verwaltung spricht sich dafür aus, die Anzahl der gleichzeitig anwesenden Mitglieder aufgrund des Infektionsgeschehens größtmöglich zu reduzieren. Im aktuellen Fall der Omikron-Variante kann die Regelung daher voll ausgenutzt werden, sodass nur der Bürgermeister anwesend verbleibt, während alle anderen Stadträtinnen und Stadträte von Zuhause aus teilnehmen können.

Für einen späteren Zeitpunkt könnte eine andere Quote (z.B. die Hälfte der Mitglieder*innen muss anwesend sein) festgesetzt werden. Weitere Möglichkeiten der Beschränkungen sind aus der Anlage ersichtlich. Eine ausschließlich virtuelle Sitzung ist nicht möglich und würde den Grundsätzen der Öffentlichkeit und des Sitzungszwangs widersprechen.

Die Öffentlichkeit darf zwar im Saal dabei sein, nicht aber digital. Wenn dies gewünscht ist, muss ein Livestream als zusätzliche Alternative eingerichtet werden, die es wiederum auch Zuhörern ermöglicht, aus einem geschützten Raum heraus Sitzungen zu verfolgen. Die Verwaltung empfiehlt, vorerst die Hybride Sitzungen einzuführen und in einem weiteren Schritt Livestreams zu beraten.

Seitens der Verwaltung wird empfohlen, die Hybridsitzungen nur für Ausschusssitzungen heranzuziehen. Der Stadtrat sollte nach wie vor in Präsenz in der Bertleinturnhalle tagen.

Für die Schaffung der technischen Voraussetzungen im Sitzungssaal sind Ausgaben in Höhe von insgesamt 160.000 Euro notwendig. Zwingend nötig sind eine neue Mikrofon- und Lautsprecheranlage sowie eine neue Präsentationsfläche für die Ratsmitglieder und die Besucher*innen. Für eine stabile Administration der Anlage ist weiterhin ein Server im Raum der Küche notwendig. Ein Standort könnte gut in die bestehenden Schränke eingebaut werden. Bauliche Veränderungen, wie eine Verkabelung, sind in den Kosten nicht inbegriffen und fallen zusätzlich an. Die genannten Mittel sind bereits in den Haushalt 2022 eingeplant.

Für die kurzfristige Interimslösung wurde ein externer Dienstleister angefragt. Dieser könnte die Technik für jede Sitzung auf- und abbauen. Die Kosten belaufen sich nach Kostenvoranschlag auf 1.300 Euro pro Sitzung.

Die Möglichkeit der Hybriden Sitzungen sollte ab März 2022 umgesetzt werden; nach dem Beschluss im Januar werden umgehend die notwendigen schriftlichen Einwilligungen des Stadtrats eingeholt. Anschließend werden die Mitarbeiter geschult und mit dem externen Partner Testverfahren durchgeführt. Vorerst sollte die Regelung bis zur Sommerpause gelten. Anschließend kann mit den Erfahrungswerten bis Ende des Jahres, alternativ von Monat zu Monat, neu entschieden werden.