Mit einem Projektauftrag, der unterm 22. April 2013 zwischen dem Ersten Bürgermeister und  dem Fachbereich 2 geschlossen wurde, hat die Stadt Lauf a.d.Peg. die gesetzlich geforderte Umstellung für das SEPA-Zahlverfahren vorbereitet, durchgeführt und letztlich erfolgreich abgeschlossen.

Nach über einem Jahr ist das Projekt SEPA inzwischen zum laufenden Verwaltungsbereich im Fachbereich geworden und wird in der täglichen Arbeit in Kasse und Kämmerei erledigt.

Eine kurze Übersicht soll die Komplexität und die weiteren Auswirkungen dieser Umstellung, die ja dem Europäischen Gesetzgeber zu verdanken ist, deutlich machen:

Insgesamt wurden alle gesetzten Ziele erreicht. Der laufende Betrieb konnte rechtzeitig  Mitte Januar aufgenommen werden; der ursprünglich gesetzlich vorgegebene Termin zum 01.02.2014 war damit seitens der Stadt Lauf a.d.Peg. eingehalten worden.

Bereits vor Umsetzung des Projekts haben alle Mitglieder der Projektgruppe verschiedenste Informationsveranstaltungen genutzt und letztlich für die Stadt Lauf a.d.Peg. die zwar aufwändigste, jedoch auch die allen Vorgaben entsprechende Methode gewählt und eine Neueinholung von ca. 10.500 SEPA-Mandaten in Angriff genommen.

Nachdem der Start-Termin bundesweit auf August 2014 verschoben wurde, blieb der Stadt Lauf a.d.Peg. ausreichend Zeit, letzte Feinheiten zu korrigieren.

Inzwischen liegt die Quote der eingeholten SEPA-Lastschriften bei 95 %, was insbesondere auch der akribischen Abwicklung des Projekts durch die beauftragten Mitarbeiter und einer weitsichtigen und korrekten Arbeitsweise zu verdanken ist.

Bereits im laufenden Umstellungsprozess und vor allem jetzt, im laufenden Betrieb, zeigt sich aber, dass die dauernde Befassung mit den SEPA-Mandaten in ihrem Umfang nicht mit der bisherigen Lastschriftpflege verglichen werden kann. Der Arbeitsaufwand ist um ein Vielfaches größer, Kontrolle und Verarbeitung erfordern einen stetigen und gewissenhaften Umgang mit den Daten bzw. in den Arbeitsabläufen. Betroffen ist dabei nahezu ausschließlich die Finanzverwaltung, weshalb dieser Bereich im Rahmen einer Teilzeitstelle sowohl in Kasse als auch in der Kämmerei abgewickelt wird.

Den umfassenden Gesamtbericht des Projektleiters haben wir ebenfalls dieser Informationsvorlage beigefügt.