Beschlussvorschlag:
Der Verwaltungsausschuss beschließt:
- Die Anwendung OK.EWO wird zum 01.04.2013 in das Rechenzentrum der AKDB verlagert.
- Die zusätzlich anfallenden Kosten (max. 12.000 EUR) auf der Haushaltsstelle 0.1100.6322 werden als überplanmäßige Ausgabe genehmigt.
- Die Verwaltung wird beauftragt, die notwendigen Schritte zu veranlassen. Seitens der Verwaltung sind die Kosten auf der HHSt. 0.1100.6322 in den künftigen Haushaltsjahren in entsprechender Höhe bereitzustellen.
Die Anwendung OK.EWO ist die zentrale Software zum Betrieb des Einwohnermelde- und Passamtes im Rathaus. In den letzten zwei Jahren hat sich der Aufwand für die Administration und den Betrieb dieser Anwendung erheblich erhöht, was vor allem auf ständige Änderungen der rechtlichen Vorgaben und der vollständigen Einführung der biometrischen Daten bei allen Ausweisdokumenten zurückzuführen ist.
Bislang wurde die Administration durch die EDV-Abteilung des Rathauses wahrgenommen. Als Alternative würde sich auch der Betrieb als Outsourcing-Variante im Rechenzentrum der AKDB anbieten. Bei einer solchen Lösung würden sich Einsparung bei der Serverhardware, der Programmpflege und auch der Betriebssicherheit ergeben. Ebenfalls wird der künftige Betrieb der geplanten eGouvernmentlösung „Bürgerserviceportal“ erheblich vereinfacht werden, da diese dann ebenfalls direkt im Rechenzentrum der AKDB betrieben wird.
Ein Vergleich der Kosten stellt sich wie folgt dar:
Bei den jährlichen Kosten der Installation vor Ort ist zusätzlich zu berücksichtigen, dass in regelmäßigen Abständen immer wieder zusätzliche Kosten anfallen. So muss spätestens 2014 der bestehende OK.EWO-Server gegen ein Windows 2008-System ausgetauscht werden. Ebenso müsste die SQL-Datenbank in eine aktuelle Version konvertiert werden. Hiefür würden Kosten u.a. für Planung, Dienstleistung, Hardware, Clientanpassungen und Softwarelizenzen entstehen.
Anzumerken ist an dieser Stelle auch, dass der Ansatz für EDV-Kosten im Fachbereich 3 (HHSt. 0.1100.6322) bei einer Outsourcing-Lösung erhöht werden muss. Die in der Kostenübersicht dargestellten Ausgaben für Verfahrensadministration sind bislang im Haushalt unter den Personalkosten der EDV-Abteilung enthalten, bleiben also auch nach einer etwaigen Umstellung auf eine Outsourcing-Lösung bestehen. Die freigewordenen Personalressourcen können dann aber anderweitig verwendet werden.
Bei einer Umstellung innerhalb des Jahres werden die anfallenden Kosten von der AKDB anteilig berechnet. Die Verwaltung plant eine eventuelle Umstellung ab dem 01.04.2013. Somit würden zusätzliche Kosten i.H.v. ca. 12.000,00 EUR entstehen, die als überplanmäßige Ausgabe auf der HHSt. 0.1100.6322 durch den Verwaltungsausschuss zu genehmigen wären.
Der Haushaltsansatz dieser Haushaltsstelle ab dem Haushaltsjahr 2014 müsste von bislang 25.000 EUR auf 38.000 EUR erhöht werden.